Una empresa mexicana del sector industrial dedicada a la fabricación e instalación de estructuras de madera buscaba transformar su operación administrativa y financiera adoptando Odoo como sistema central de gestión. Al inicio del proyecto, la organización operaba con información dispersa en múltiples fuentes contabilidad externa de baja calidad, inventarios sin conciliar, manufactura prácticamente sin sistematizar y una nula visibilidad financiera por proyecto, lo que le impedía tomar decisiones con datos confiables. La empresa nunca había generado estados financieros propios: llevaba años pagando un despacho contable externo sin ver resultados reales.
La relación con R&R IT Consulting evolucionó desde una implementación de Odoo que abarcó módulos de contabilidad, compras, inventarios, CRM, facturación, manufactura y proyectos, hasta la contratación de un desarrollo a la medida para integrar su herramienta especializada Cabinet Vision. Posteriormente, ante la necesidad de consolidar lo avanzado y garantizar continuidad operativa, la empresa abrió negociaciones para contratar el plan de soporte anual Odoo Care. En paralelo, exploró con R&R el reclutamiento de un perfil de compras especializado a través de Staffing IT.
El Reto
Al arrancar el proyecto, la empresa enfrentaba un conjunto de obstáculos críticos que bloqueaban su operación y comprometían la rentabilidad del negocio:
- Tres fuentes de información financiera paralelas y contradictorias administración interna, contabilidad externa y control de proyectos sin un documento único confiable, lo que hacía imposible conocer la posición real con clientes y proveedores.
- Contabilidad sin funcionar en Odoo: saldos iniciales de inventario, activos fijos, bancos y cartera sin cargar, lo que impedía que el sistema fuera la base oficial de registro contable.
- Módulo de manufactura avanzado solo al 25 % de su implementación, dejando sin visibilidad los costos de producción, las horas invertidas y la planeación de órdenes.
- Integración con Cabinet Vision pendiente de pruebas y validación final, bloqueando la conclusión formal del proyecto de desarrollo.
- Necesidad urgente de un esquema de soporte predecible sin pagos mensuales variables que cubriera desde dudas operativas y configuraciones hasta cargas masivas de datos y multiempresa, sin depender de recursos internos inexistentes.
La combinación de una contabilidad inoperante, manufactura incompleta y ausencia total de estados financieros propios generaba una tensión directiva constante: la empresa invertía en tecnología sin poder capitalizar la información que ésta debería producir.
La Solución
R&R IT Consulting diseñó y ejecutó un plan de trabajo en etapas que atendió los bloqueadores operativos de forma ordenada, priorizando la habilitación contable como base para todo lo demás:
- Implementación de Odoo abarcando los módulos de contabilidad (incluyendo configuración analítica en dos niveles: proyecto-obra y actividad-etapa), compras, inventarios, CRM, facturación, manufactura y proyectos, con sesiones semanales de avance y acompañamiento presencial.
- Definición de una estrategia de migración contable: depuración previa de saldos, prueba integral con un cliente piloto en base de datos de pruebas y carga de balanza de saldos iniciales para habilitar la contabilidad operativa real en Odoo.
- Desarrollo a la medida para integrar Cabinet Vision herramienta especializada de la empresa con Odoo, permitiendo vincular el diseño y la fabricación con el control operativo del sistema.
- Negociación y estructuración del plan Odoo Care anual con alcance amplio: atención de dudas, configuraciones, corrección de datos, reportes, capacitación, cargas masivas de datos, multiempresa y visita presencial, bajo un esquema de pago único sin sorpresas mensuales.
- Apertura de proceso de búsqueda de perfil de compras especializado en Querétaro a través del servicio de Staffing IT, ante la dificultad de la empresa para encontrar el talento adecuado en el mercado local.
El enfoque consultivo de R&R permitió que cada entregable técnico respondiera a una necesidad operativa concreta: no se trató solo de instalar módulos, sino de hacer que la información del negocio fluyera de forma confiable por primera vez en la historia de la empresa.
Los Beneficios
Visibilidad financiera por proyecto
Por primera vez, la empresa dispone de una estructura en Odoo capaz de mostrar, en tiempo real, cuánto se contrató, cuánto se facturó, cuánto se cobró y cuánto se gastó por cada obra o proyecto, separando la contabilidad general del control analítico.
Contabilidad propia y confiable
Al migrar los saldos iniciales y habilitar la operación contable en Odoo, la empresa dejó de depender exclusivamente de un despacho externo con alta rotación y resultados cuestionables, sentando las bases para generar sus primeros estados financieros reales.
Manufactura en proceso de sistematización
El avance en el módulo de manufactura, aunque aún en curso, comenzó a dar estructura a los reportes de gastos, horas invertidas y planeación de producción, que anteriormente eran una “caja negra” para la dirección.
Integración con herramienta especializada de diseño
El desarrollo a la medida para Cabinet Vision conectó el proceso de diseño y presupuestación con la operación en Odoo, eliminando la brecha entre la herramienta sectorial y el sistema de gestión central.
Certeza de gasto en soporte tecnológico
La estructuración del plan Odoo Care con pago único anualizado brindó a la empresa predictibilidad presupuestal y acceso a soporte amplio sin la percepción de “caja registradora” que generaban los esquemas de cobro mensual por consulta.
Relación de largo plazo con soporte especializado
La confianza construida durante la implementación derivó en una relación de cuenta activa con perspectiva de continuidad de dos a tres años, en la que R&R actúa como aliado tecnológico más allá de un proveedor transaccional.
Impacto en el Negocio
El proyecto de implementación inicial detonó una expansión natural de servicios, evidenciando que la empresa encontró en R&R un socio confiable para múltiples necesidades:
- La implementación de Odoo generó la contratación de un Desarrollo adicional a la medida (integración Cabinet Vision), que no estaba contemplado en el alcance original.
- El avance del proyecto y las necesidades operativas derivadas llevaron a negociar el plan de soporte anual Odoo Care, convirtiendo una implementación de proyecto en una relación de servicio continuo.
- La dificultad para cubrir internamente el perfil de compras abrió una oportunidad de Staffing IT con R&R, ampliando la relación más allá del mundo Odoo.
En conjunto, la empresa pasó de ser un cliente de implementación puntual a una cuenta activa con tres líneas de servicio activas o en negociación, lo que refleja el valor percibido de la relación con R&R.
Conclusión
Para una empresa fabricante sin estados financieros propios y con una implementación de Odoo parcialmente ejecutada, R&R IT Consulting fue el aliado que convirtió la inversión tecnológica en información operativa real.
La combinación de implementación estructurada, desarrollo a la medida y un esquema de soporte diseñado a la medida de las necesidades del cliente demostró que la tecnología solo genera valor cuando está acompañada de un equipo consultor que entiende el negocio.
El resultado no fue solo un sistema funcionando: fue la primera vez que la dirección de la empresa pudo ver, con datos confiables, qué estaba pasando en su operación, su contabilidad y sus proyectos.
Sobre R&R IT Consulting
Somos una empresa con más de 10 años en el mercado. Nuestro servicio de staffing ha ayudado a empresas de diversos sectores a reducir sus presupuestos y a tenernos como aliados estratégicos para la subcontratación de perfiles de TI.
Nos especializamos en soluciones que integran tecnología, innovación y experiencia, apoyando a nuestros clientes en la transformación digital y en la optimización de sus operaciones: Staffing IT, SAP, Odoo, desarrollo a la medida y HiRiv.