Una empresa distribuidora de soluciones energéticas enfocada en el sector hotelero de alta gama con presencia en 25 hoteles de cadenas corporativas y un ritmo de crecimiento acelerado llegó a R&R IT Consulting con una necesidad urgente: reemplazar un ERP obsoleto y consolidar en una sola plataforma todas sus operaciones: ventas, compras, inventario, contabilidad y proyectos. La empresa operaba con datos contaminados en su sistema anterior, triplicaba SKUs para manejar precios diferenciados por cliente, gestionaba manualmente múltiples razones sociales para facturación y no contaba con visibilidad financiera confiable para presentar en su junta directiva. Cada área trabajaba con herramientas distintas FATOM, Airtable, Excel sin un centro de control único.
El proyecto comenzó en marzo de 2026 con una reunión de descubrimiento y presentación de propuesta, y avanzó con rapidez gracias al interés claro del equipo directivo. En abril se firmó contrato, se arrancó formalmente con un Kick Off y se inició la implementación de Odoo en seis módulos: CRM, ventas, compras, inventario, contabilidad y proyectos, con una metodología híbrida y un GoLive objetivo para la primera semana de julio. A lo largo del proceso, la relación se profundizó y el cliente amplió su contratación con licencias adicionales y el módulo de Gastos.
El Reto
La empresa enfrentaba una combinación de presiones operativas, financieras y de tiempo que hacían urgente la migración a un ERP centralizado:
- Operación dispersa en múltiples sistemas (FATOM, Airtable, Excel y un ERP anterior con datos contaminados: stock negativo y registros no vinculados a movimientos reales), sin control centralizado ni visibilidad unificada.
- Gestión manual y propensa a errores de múltiples razones sociales para facturar correctamente a los 25 hoteles de sus clientes corporativos, con el riesgo adicional de triplicar SKUs solo para manejar listas de precios diferenciadas (USD para convenios corporativos vs. MXN para precio público).
- Falta de visibilidad financiera: sin P&L mensual confiable para presentar en junta directiva ni KPIs de costos, balances o conciliaciones bancarias, la empresa reportaba a sus inversionistas con información incompleta.
- Costo paralelo activo: mientras arrancaba la implementación de Odoo, la empresa seguía pagando el ERP anterior, con riesgo de incurrir en un trimestre adicional si el GoLive se retrasaba más allá de julio.
- Resistencia interna al cambio: el equipo contable ya operaba con su propio sistema y plataformas adicionales, lo que requería un proceso de acompañamiento previo antes de iniciar la migración de ese módulo.
La combinación de urgencia económica, complejidad operativa y resistencia interna exigía una implementación estructurada, con metodología clara y acompañamiento consultivo desde el primer día.
La Solución
R&R IT Consulting diseñó e implementó Odoo como plataforma central de operaciones, con un enfoque por fases y sesiones de levantamiento por área para asegurar adopción real:
- Implementación de seis módulos de Odoo CRM, ventas, compras, inventario, contabilidad y proyectos con un plan de trabajo estructurado en semanas, GoLive objetivo en julio y matriz de riesgos desde el Kick Off.
- Configuración del módulo CRM con gestión de oportunidades en vista Kanban, lista, calendario y tabla dinámica; pipeline multicurrency con tipo de cambio automático vinculado al Banco de México, eliminando la necesidad de duplicar productos para manejar cotizaciones en pesos y dólares.
- Migración y carga de catálogos de clientes y proveedores, con vinculación de múltiples razones sociales como subcontactos para seleccionar correctamente el destino de facturación según el hotel correspondiente, y gestión de listas de precios diferenciadas sin duplicar SKUs.
- Generación de cotizaciones digitales con firma online y formatos personalizados con branding corporativo, digitalizando y profesionalizando el proceso comercial.
- Sesiones exploratorias previas con el equipo contable para gestionar la resistencia al cambio, seguidas de la implementación del módulo de contabilidad adaptado al flujo existente del área.
- Incorporación posterior del módulo de Gastos y ampliación de licencias de usuario, con soporte activo durante el proceso de arranque.
El acompañamiento de R&R no se limitó a la configuración técnica: incluyó gestión del cambio, definición de compromisos por sesión y comunicación continua a través de canales dedicados, asegurando que cada área avanzara a su propio ritmo sin frenar el proyecto global.
Los Beneficios
Operación centralizada en un solo sistema
La empresa dejó de operar con información dispersa en FATOM, Airtable, Excel y un ERP con datos contaminados, consolidando ventas, compras, inventario, contabilidad y proyectos en una sola plataforma bajo control propio.
Pipeline de ventas multicurrency sin duplicar productos
Con el tipo de cambio automático del Banco de México integrado en Odoo, el equipo comercial puede gestionar oportunidades y cotizaciones en pesos y dólares en una sola vista, sin necesidad de crear registros duplicados.
Facturación correcta a 25 hoteles sin errores de razón social
La vinculación de múltiples razones sociales como subcontactos dentro de Odoo eliminó la gestión manual y el riesgo de errores en la selección del destino de facturación para cada hotel corporativo.
Proceso comercial digitalizado y profesionalizado
Las cotizaciones con firma online y formatos con branding corporativo elevaron la imagen de la empresa frente a clientes de alto perfil, acortando el ciclo de aprobación de propuestas.
Visibilidad financiera para la junta directiva
El módulo de contabilidad habilitó la generación de estados de resultados (P&L) mensuales dentro de Odoo, dando a la dirección y a los inversionistas los KPIs que necesitaban para la toma de decisiones.
Eliminación del costo paralelo del ERP anterior
Al avanzar con el GoLive en los tiempos acordados, la empresa evitó pagar un trimestre adicional del sistema previo, generando un ahorro económico directo desde el inicio del proyecto.
Impacto en el Negocio
La relación entre la empresa y R&R IT Consulting fue escalando conforme avanzaba la implementación:
- Tras el proyecto inicial de implementación de Odoo (cerrado en abril de 2026), el cliente contrató licencias adicionales en dos ocasiones abril y julio de 2026, ampliando el número de usuarios en la plataforma.
- En agosto de 2026, el cliente incorporó el módulo de Gastos junto con un paquete de soporte dedicado de 15 días, extendiendo el alcance del proyecto más allá del alcance original del Kick Off.
- En menos de cinco meses, la relación evolucionó de una propuesta inicial a cuatro proyectos ganados, reflejando la confianza generada por el acompañamiento consultivo de R&R a lo largo de toda la implementación.
Conclusión
Para una empresa en crecimiento acelerado, operar con información dispersa en múltiples sistemas no es un problema tecnológico: es un riesgo operativo, financiero y comercial. La implementación de Odoo le permitió pasar de la dispersión al control, con visibilidad real de su operación en una sola plataforma.
El éxito del proyecto no dependió solo de la tecnología, sino del enfoque consultivo: gestión del cambio con el equipo contable, configuración adaptada al flujo real de cada área y compromisos claros en cada sesión.
R&R IT Consulting acompaña a empresas del sector hotelero, energético y de distribución en la implementación de Odoo, desde el levantamiento de requerimientos hasta el primer cierre contable, con metodología estructurada y foco en la adopción real del sistema.
Sobre R&R IT Consulting
Somos una empresa con más de 10 años en el mercado. Nuestro servicio de staffing ha ayudado a empresas de diversos sectores a reducir sus presupuestos y a tenernos como aliados estratégicos para la subcontratación de perfiles de TI.
Nos especializamos en soluciones que integran tecnología, innovación y experiencia, apoyando a nuestros clientes en la transformación digital y en la optimización de sus operaciones: Staffing IT, SAP, Odoo, desarrollo a la medida y HiRiv.